Era pracy zdalnej nastała poniekąd wraz z wybuchem pandemii COVID – 19. Zmiany w tym zakresie spowodowała także nowelizacja kodeksu pracy z 2023 roku. Wprowadziła ona między innymi możliwość wnioskowania o pracę zdalną przez pracownika oraz możliwość polecenia pracy zdalnej pracownikom przez pracodawcę. Według raportu EY dotyczącego pracy zdalnej, przeprowadzonego na początku 2024 roku aż 88% organizacji gwarantuje pracownikom tak zwany hybrydowy model pracy, czyli pracę zarówno z biura, jak i pracę zdalną. Taki wynik sprawia, że coraz więcej pracowników ma możliwość pracy z domu. W jaki sposób zachować bezpieczeństwo danych podczas takiego modelu pracy?
Bezpieczne dane – czyli jakie?
Należy zacząć od tego, czym charakteryzują się bezpieczne dane w organizacji. Bezpieczne dane to takie, które są:
–wiarygodne – pochodzą ze sprawdzonych i rzetelnych źródeł, dodatkowo procesy i narzędzia, które działają na ich podstawie, są odpowiednio zweryfikowane i kontrolowane;
–integralne i poddane kontroli – tylko osoby do tego uprawnione, powinny posiadać możliwość modyfikowania danych i wprowadzania zmian lub usuwać je;
–odpowiednio chronione i odporne na ataki – posiadają odpowiednie systemy zabezpieczeń, które chronią je przed różnego rodzaju cyberatakami i stale ewaluującymi zagrożeniami;
–zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem – tylko uprawnione osoby lub systemy mają możliwość uzyskania dostępu do tych danych;
–przechowywane zgodnie z obowiązującymi normami – bezpieczne dane spełniają regulacje dotyczące ich ochrony, przykładem jest spełnianie europejskich norm ochrony danych – RODO.
Wyzwania dla bezpieczeństwa danych w pracy zdalnej
Tak, jak zostało wspominane, praca zdalna w obecnych czasach jest zjawiskiem na porządku dziennym. Wiąże się ona jednak z pewnym ryzykiem w kontekście danych, zwłaszcza tych poufnych i firmowych. Istnieje wiele wyzwań, jakim muszą sprostać w jej kontekście organizacje. Jednym z głównych wyzwań jest rosnące ryzyko ataków hackerskich i cyberprzestępczości. Dodatkowo istnieje ogromne ryzyko wycieku danych. Wreszcie korzystanie z domowych, często nieodpowiednio zabezpieczonych sieci Wi-Fi także stanowi poważne wyzwania, z jakimi muszą mierzyć się pracodawcy.
Bezpieczeństwo danych – najlepsze praktyki
Wyzwania i zagrożenia to niezwykle ważna kwestia. Warto jednak skupić się nad tym, w jaki sposób pracować nad minimalizacją zagrożeń i sprostać wszelkim niedogodnością.
Oto najważniejsze praktyki, w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa danych w erze pracy zdalnej:
1. Edukacja pracowników na temat cyberbezpieczeństwa
Najważniejsza jest stała edukacja pracowników – zwłaszcza w kwestii odpowiedniego zabezpieczania haseł i wdrożenie obowiązkowego systemu weryfikacji dwuetapowej. Co istotne, pracowników należy stale edukować w kontekście coraz to nowych form ataków cybernetycznych i metod, jakie stosują hackerzy. Dzięki odpowiedniej edukacji możliwe jest uniknięcie niektórych nieprzyjemnych sytuacji.
2. Cykliczne aktualizacje, monitorowanie oraz reakcja na podejrzane aktywności
Kolejna kwestia to cykliczne aktualizacje oprogramowania i systemów zabezpieczeń. Dzięki temu pracodawca może być pewien, że wszelkie zabezpieczenia funkcjonują u każdego pracownika w prawidłowy sposób. Dodatkowo niezwykle ważne jest stałe monitorowanie systemów i sieci w celu wykrywania nieprawidłowości. Jeśli już jakieś nieprawidłowości zostaną wykryte, niezwykle ważna jest szybka reakcja na podejrzane aktywności. W tym kontekście warto wdrożyć przede wszystkim narzędzia do monitorowania, ale również doskonalić strategie i sposoby reagowania na ewentualne zagrożenia.
3. Wdrożenie polityki bezpieczeństwa danych w firmie
W kontekście polityki bezpieczeństwa, pracodawcy powinni określić klarowne zasady dotyczące bezpieczeństwa danych. Dodatkowo po określeniu takich zasad konieczne jest, aby poddawać je regularnym audytom i na bieżąco przeglądać politykę bezpieczeństwa i weryfikować jej standardy. Wreszcie warto zastanowić się nad wdrożeniem scenariusza lub planu działania, w razie wystąpienia wycieku danych lub incydentu bezpieczeństwa.
W kwestii bezpieczeństwa danych i weryfikacji tego, jak obecnie działają systemy zabezpieczeń w organizacji, warto skorzystać z odpowiedniego doradztwa IT. W IT Company oferujemy kompleksowe doradztwo dla firm, możliwość pomocy w weryfikacji aktualnych zabezpieczeń oraz dobór właściwej ścieżki rozwoju.
